אימות חתימה מרחוק: איך מתבצע התהליך ומתי הוא אפשרי?
אימות חתימה מרחוק מאפשר, במקרים מתאימים, לחתום על מסמך בפני עורך דין באמצעות שיחת וידאו, בלי להגיע למשרד. האפשרות תלויה בסוג המסמך, במקום שבו נמצאים החותם ועורך הדין, במטרת המסמך ובתנאים החלים על הליך האימות.
לפני שמתחילים, כדאי לברר לאן המסמך מיועד, האם אפשר לאמת אותו בדרך זו והאם הגוף שאליו הוא מוגש יקבל אותו. חתימה על קובץ באמצעות תוכנה אינה מחליפה בהכרח אימות בפני עורך דין.
מהו אימות חתימה מרחוק?
אימות חתימה הוא פעולה שבה גורם מוסמך מזהה את החותם ומאשר את חתימתו בהתאם לדרישות החלות על המסמך. כאשר מדובר בתצהיר, נדרשת גם אזהרה של המצהיר כי עליו לומר אמת וכי הוא צפוי לעונשים הקבועים בחוק אם לא יעשה כן.
באימות מרחוק, השלבים הרלוונטיים מתבצעים באמצעות שיחת וידאו במקום מפגש פיזי, כאשר הדבר מותר ובכפוף לתנאים החלים. עורך הדין והחותם רואים ושומעים זה את זה בזמן אמת, והחותם מבצע את הפעולות הנדרשות במהלך השיחה.
השאלה החשובה היא לא רק אם אפשר לחתום דרך הטלפון או המחשב, אלא גם אם דרך האימות מתאימה למסמך ולמטרה שלשמה הוא נדרש.
איך מתבצע תהליך אימות חתימה אונליין?
הליך אימות חתימה מרחוק עשוי לכלול בדיקת התאמה, זיהוי, שיחת וידאו והשלמת המסמך. הפרטים המדויקים משתנים לפי סוג המסמך, מקום שהות החותם וההוראות החלות על ההליך.
בדיקת המסמך והתאמתו להליך
תחילה יש לברר איזה מסמך צריך לאמת ולאן הוא מיועד. כדאי להעביר לעורך הדין את דרישות הגוף המקבל ולציין אם המסמך מיועד, למשל, לבית משפט, לרשות ציבורית או לגוף פרטי.
אם מדובר בתצהיר, יש לבדוק האם אפשר לאמת אותו מרחוק בנסיבות הספציפיות. אם נדרש אישור נוטריוני או הליך מיוחד אחר, אין להניח שאימות חתימה רגיל בפני עורך דין יספיק.
זיהוי החותם
עורך הדין נדרש לזהות את האדם שחותם על המסמך לפי הכללים החלים על ההליך. בתהליכים מסוימים נדרשים גם הצגת תעודה מזהה מול המצלמה וגם אימות זהות באמצעות מערכת ההזדהות הממשלתית.
כדאי לברר מראש איזו תעודה ואילו אמצעי זיהוי נדרשים, כדי להימנע מעיכוב במועד השיחה.
שיחת וידאו עם עורך הדין
במהלך השיחה עורך הדין והחותם רואים ושומעים זה את זה בזמן אמת. עורך הדין מזהה את החותם ומבצע את פעולות האימות הנדרשות לפי סוג המסמך.
כאשר מדובר בתצהיר, התהליך כולל גם אזהרה של המצהיר שעליו להצהיר אמת ואת אישור האזהרה על פני התצהיר. בהתאם למסלול הרלוונטי, שלבי האזהרה והאימות עשויים להיות מתועדים בהקלטה ובהסכמת החותם.
השלמת החתימה וקבלת המסמך
החותם חותם על המסמך במהלך ההליך, בהתאם להנחיות עורך הדין. לאחר מכן עורך הדין בודק את המסמך החתום, משלים את האימות וחותם עליו כנדרש.
לפני סיום התהליך כדאי לוודא שמקבלים את המסמך המלא, הכולל את חתימת החותם ואת אישור עורך הדין, ולברר באיזה פורמט יש להעביר אותו לגוף המקבל.
אילו מסמכים ניתן לאמת מרחוק?
אין רשימה אחת שמבטיחה שכל מסמך ניתן לאימות מקוון. האפשרות תלויה בדרישות החלות על הפעולה, במקום שבו נמצא החותם ובמטרה שלשמה המסמך נדרש.
| סוג המסמך | מה חשוב לבדוק? |
|---|---|
| תצהיר | האם הליך האימות מרחוק מתאים למטרת התצהיר ולמקום שהות המצהיר |
| ייפוי כוח | האם די באימות עורך דין או שנדרש אישור אחר, כגון אישור נוטריוני |
| הצהרה משפטית | מהן דרישות האימות והאם הגוף המקבל מאפשר את דרך ההגשה |
| מסמך עסקי | מי מוסמך לחתום ואילו דרישות זיהוי ואימות חלות |
| מסמך המיועד לחו"ל | האם נדרשים אישור נוטריוני, אפוסטיל או דרישות נוספות במדינת היעד |
הטבלה מציגה נקודות לבדיקה ואינה קובעת שכל המסמכים המופיעים בה ניתנים לאימות מרחוק. לפני תחילת ההליך מומלץ להציג את המסמך הספציפי לעורך הדין ולבדוק את דרישות הגוף שאליו הוא יוגש.
האם אימות חתימה מרחוק תקף מבחינה משפטית?
אימות מרחוק עשוי להיות תקף כאשר הוא נעשה במסלול מתאים ועומד בדרישות החלות על המסמך ועל אופן האימות. שיחת וידאו לבדה אינה הופכת חתימה למסמך מאומת כדין.
בישראל קיימת החלטה של ועדת האתיקה הארצית של לשכת עורכי הדין בנוגע לאימות תצהיר בהיוועדות חזותית כאשר עורך הדין והמצהיר נמצאים בישראל. ההחלטה כוללת תנאים הנוגעים לזיהוי, לאזהרת המצהיר, לתיעוד ההליך ולחתימה על המסמך.
קיים גם גילוי דעת נפרד, את/150/25, העוסק בין היתר באימות כאשר החותם שוהה בחו"ל. לפי הנוסח שפורסם, המסלול מאפשר בתנאים מסוימים לעורך דין הנמצא בישראל לאמת בהיוועדות חזותית חתימה של אזרח ישראלי השוהה בחו"ל, לצרכים מנהליים או אזרחיים בפני גופים מתאימים.
התנאים במסלול זה כוללים, בין היתר, אימות זהות במערכת ההזדהות הממשלתית, הצגת תעודה מזהה ותיעוד של ההליך בהסכמת החותם. לפי נוסח גילוי הדעת, מסלול זה אינו כולל אימות תצהיר המיועד להגשה בהליך שיפוטי.
אם אתם נמצאים בחו"ל, חשוב לציין זאת בפני עורך הדין ולברר מראש מהי מטרת המסמך והאם המסלול מתאים להגשתו. גם כאשר ניתן לבצע את האימות, כדאי לבדוק מול הגוף המקבל את דרישותיו לפני שמתחילים.
מה ההבדל בין אימות חתימה מרחוק לחתימה דיגיטלית?
אלה שתי פעולות שונות שעשויות להשתלב באותו תהליך.
חתימה אלקטרונית היא אמצעי לחתימה על מסמך בצורה דיגיטלית. קיימים סוגים שונים של חתימות אלקטרוניות, והמשמעות שלהן תלויה בסוג החתימה ובהקשר שבו נעשה בה שימוש.
אימות חתימה, לעומת זאת, הוא פעולה של גורם מוסמך, שנועדה לאשר את החתימה בהתאם לדרישות החלות. בתצהיר נדרשות גם פעולות נוספות, ובהן אזהרת המצהיר ואישורה על המסמך.
לכן, מסמך שנחתם באמצעות תוכנת חתימות אינו בהכרח מסמך שאומת בפני עורך דין. אם הגוף המקבל דורש אימות מסוים, חשוב לבדוק שההליך מספק את הדרישה הזו.
מהם היתרונות והמגבלות של אימות מקוון?
כאשר המסמך והנסיבות מתאימים לכך, אימות מרחוק יכול לחסוך נסיעה למשרד ולאפשר לבצע את ההליך מהבית או ממקום העבודה. הוא עשוי להקל גם על מי שמתקשים להגיע לפגישה פיזית.
מצד שני, נדרשים אמצעי זיהוי מתאימים, חיבור אינטרנט ויכולת לקיים שיחת וידאו ברורה. ייתכן שיידרש גם תיעוד של שלבי האימות, ולכן כדאי לברר מראש מה מוקלט, כיצד נשמר התיעוד ומתי ניתן להעביר אותו.
לדוגמה, במסלול שנקבע בגילוי הדעת את/150/25 לאימות כשאזרח ישראלי שוהה בחו"ל, ההסכמה לתיעוד כוללת גם הסכמה להעברת ההקלטה לגורם הרלוונטי אם תידרש, וויתור על טענת חיסיון עורך דין־לקוח ביחס להקלטה הזו. לפי הנוסח שפורסם, עורך הדין שומר את התיעוד ללא הגבלת זמן.
נוסף על כך, לא כל מסמך מתאים לאימות מרחוק, ולא בכל מצב אותן הוראות חלות. אם נדרש מסמך בדחיפות, מומלץ לבדוק את ההתאמה לפני שמשלמים על השירות או קובעים פגישה.
איך מתכוננים לשיחת אימות חתימה?
לפני הפגישה קראו את המסמך במלואו ובדקו שהפרטים המופיעים בו נכונים. אם מדובר בתצהיר, חשוב להבין את תוכנו ולברר מראש פרטים שאינם ברורים או הצהרות שאינן מדויקות.
כדי להתכונן לשיחה, כדאי:
- להכין את התעודה המזהה ואמצעי הזיהוי שהתבקשו.
- לבדוק שהמצלמה, המיקרופון והחיבור לאינטרנט פועלים.
- לבחור מקום שקט ומואר שבו אפשר לראות ולשמוע אתכם בבירור.
- לברר אם יש לחתום באופן דיגיטלי או להכין עותק מודפס.
- לוודא כיצד יישלח המסמך המאומת ובאיזה פורמט הגוף המקבל דורש אותו.
אם אינכם יודעים האם הגוף המקבל מאפשר את דרך האימות המוצעת, כדאי לברר זאת לפני הפגישה.
שאלות נפוצות על אימות חתימה מרחוק
האם אפשר לבצע אימות חתימה מהטלפון הנייד?
במקרים מסוימים כן, אם הטלפון מאפשר לקיים את שיחת הווידאו ולבצע את פעולות הזיהוי והחתימה הנדרשות. כדאי לבדוק מראש עם נותן השירות אם יש צורך במחשב או באמצעי נוסף.
האם חייבים להציג תעודת זהות?
נדרש זיהוי בהתאם להוראות החלות על ההליך. ייתכן שתידרש הצגת תעודה מזהה מול המצלמה לצד פעולת זיהוי נוספת. יש לברר מראש עם עורך הדין איזו תעודה נדרשת במקרה שלכם.
האם אפשר לאמת תצהיר בשיחת וידאו?
כן, במקרים המתאימים ובכפוף לתנאים החלים על ההליך. יש לבדוק את מקום שהות המצהיר ועורך הדין, את מטרת התצהיר ואת הדרישות הרלוונטיות לפני ביצוע האימות.
אם המצהיר שוהה בחו"ל והתצהיר מיועד להליך שיפוטי, חשוב לברר עם עורך הדין את דרך האימות המתאימה. המסלול שנקבע בגילוי הדעת את/150/25 אינו כולל תצהיר למטרה זו.
האם אימות מרחוק מתאים למסמכים נוטריוניים?
אין להניח שאימות מרחוק בפני עורך דין מחליף אישור נוטריוני. אם המסמך מחייב אישור נוטריון, יש לבדוק עם נוטריון מוסמך מהו ההליך הנדרש לאותו מסמך.
האם צריך להדפיס את המסמך?
לא תמיד. האפשרות לחתום על מסמך מודפס או באופן דיגיטלי תלויה במסלול האימות ובדרישות הגוף המקבל. כדאי לברר מראש באיזה פורמט יש להשתמש.
האם ניתן לבצע אימות חתימה עבור אדם אחר?
עורך הדין צריך לזהות את מי שחותם בפועל ולאמת את חתימתו בהתאם להליך. אם אדם מבקש לפעול בשם אחר, יש לברר מראש האם קיימת לו הסמכות המתאימה ומהן הדרישות למסמך המסוים.
איך בוחרים שירות אימות חתימה מרחוק?
לפני בחירת השירות, חשוב לוודא שפעולת האימות מבוצעת על ידי גורם מוסמך ושהיא מתאימה לסוג המסמך ולמטרת השימוש בו. אם החותם נמצא בחו"ל, יש לציין זאת כבר בפנייה הראשונה.
כדאי לברר מראש מהי עלות השירות, אילו מסמכים ואמצעי זיהוי נדרשים, כיצד מתבצע התיעוד ואיך מקבלים את המסמך לאחר האימות. כאשר קיימת אי־ודאות לגבי דרישות הגוף המקבל, מומלץ לבדוק איתו מראש אם דרך האימות ופורמט המסמך מתאימים להגשה.
הבהרה: המידע במאמר כללי ואינו מחליף ייעוץ משפטי המותאם לסוג המסמך ולנסיבות המקרה.
