מדפסות לעסקים – איך לבחור לפי אופי העבודה?

בחירת מדפסת לעסק היא החלטה שכדאי לקבל בהתאם לאופן שבו היא צפויה לשרת את העובדים ואת הפעילות השוטפת. במקום להתמקד רק במחיר או במותג, מומלץ לבחון את היקף ההדפסות, סוג המסמכים, מספר המשתמשים והפונקציות הנדרשות. התאמה נכונה יכולה לשפר את היעילות, לצמצם תקלות ולחסוך בעלויות לאורך זמן.

אין פתרון אחד שמתאים לכולם

עסקים שונים עובדים בדרכים שונות, ולכן גם הצרכים שלהם משתנים. משרד עורכי דין, משרד אדריכלים, מרפאה או עסק בתחום השיווק אינם משתמשים במדפסת באותו אופן. לכן, כאשר בוחרים מדפסות לעסקים, חשוב להתאים את הפתרון לצרכים האמיתיים של העסק ולא להסתמך רק על מפרט טכני או על מחיר הרכישה.

התחילו מהיקף ההדפסות

אחד הנתונים החשובים ביותר הוא מספר הדפים שהעסק מדפיס מדי חודש. מדפסת שמתאימה לעשרות דפים בחודש לא בהכרח תעמוד בעומסים של מאות או אלפי הדפסות.

לפני הרכישה, שאלו את עצמכם:

• כמה דפים מודפסים בממוצע בכל חודש?
• האם יש תקופות שבהן היקף ההדפסות גדל?
• האם המדפסת תשמש עובד אחד או צוות שלם?

בדקו אילו מסמכים אתם מדפיסים

סוג המסמכים משפיע על בחירת המדפסת לא פחות מנפח העבודה. עסקים שמדפיסים בעיקר מסמכים פנימיים יידרשו לפתרון שונה מעסקים שמפיקים חומרי שיווק, מצגות או מסמכים צבעוניים עבור לקוחות.

כדאי לבחון:

• האם יש צורך בהדפסה בצבע?
• מהי איכות ההדפסה הנדרשת?
• האם חשוב לשמור על דיוק בפרטים גרפיים?
• האם יש צורך בהדפסות בגדלים או בפורמטים שונים?

אילו פונקציות באמת נחוצות?

כיום מדפסות רבות מציעות הרבה מעבר להדפסה בלבד. לפני שבוחרים דגם, מומלץ לחשוב אילו יכולות ישמשו את העסק בפועל.

בין הפונקציות שכדאי לבדוק:

• סריקה.
• צילום מסמכים.
• הדפסה דו-צדדית אוטומטית.
• חיבור לרשת.
• הדפסה ממכשירים ניידים.

בחירה בפונקציות המתאימות יכולה לייעל תהליכי עבודה ולחסוך זמן יקר.

הסתכלו על העלות הכוללת ולא רק על המחיר

מחיר הרכישה הוא רק חלק מההשקעה. עלויות של טונרים, דיו, תחזוקה ושירות עשויות להשפיע באופן משמעותי על ההוצאה הכוללת לאורך שנות השימוש.

לפני שמחליטים, מומלץ לבדוק:

• עלות ההדפסה לעמוד.
• זמינות החומרים המתכלים.
• תדירות התחזוקה.
• תנאי האחריות והשירות.

איך לבחור מדפסת מומלצת למשרד?

כאשר מחפשים מדפסת מומלצת למשרד, אין דגם אחד שמתאים לכולם. הבחירה הנכונה תלויה במספר העובדים, באופי הפעילות ובשימוש היומיומי במדפסת. משרד קטן עם עובד אחד יתמודד עם צרכים שונים לחלוטין ממשרד שבו מספר מחלקות משתמשות באותו פתרון הדפסה.

לכן, לפני שמקבלים החלטה, כדאי לבחון את הצרכים הנוכחיים וגם לחשוב כיצד הם עשויים להשתנות בעתיד. בחירה שמתאימה לצמיחת העסק יכולה לחסוך החלפת ציוד בטווח הקרוב.

פתרון נכון מתחיל גם בשירות מקצועי

בחירת מדפסת היא רק חלק מהתהליך. לא פחות חשוב לבחור חברה שמעניקה שירות מקצועי גם לאחר ההתקנה. חברת יזמקו, שנוסדה בשנת 1972, מציגה תפיסת שירות שנועדה לסייע ללקוחות עסקיים לצמצם תקלות ופגיעה בשגרת העבודה.

על פי החברה, מערך השירות שלה כולל מענה אנושי, תמיכה מרחוק, צוותי טכנאים בפריסה ארצית ושירות באתר הלקוח. לצד זאת, היא מציעה פתרונות המותאמים לצרכים המשתנים של עסקים ולניהול מערכי הדפסה משרדיים.