לכל אחד מאיתנו יש אינספור מטלות. לבעל עסק יש אינספור מטלות פלוס עסק. בוודאי כבר שמעת שאם ברצונך לקדם את העסק ולהרוויח יותר כסף אתה חייב לשווק באופן רציף לפחות קצת בכל יום. אבל אם אין לך עובד האחראי על השיווק, איך תמצא את הזמן בים האינסופי של מטלות כדי להגיע לתוצאות?
כמו תמיד, הכל מתחיל בראש. תאר לעצמך שקבעת פגישה עם לקוח חשוב ביום שני ב-10.00. מאחד עד עשר, מה הסיכוי שלא תתייצב במקום המיועד בזמן המיועד? לעומת זאת, אם קבעת "פגישה" עם עצמך, כמה קל לך להזיז אותה? ולמה אתה פחות חשוב בעיני עצמך מלקוח?
אם אתה מעוניין באמת לפתח את העסק ולהגדיל הכנסות, עליך להתחייב לתפקיד "מנהל השיווק" ולתת לזה את הזמן הראוי ביומן שלך. פתח את היומן וקבע 2-3 פגישות שבועיות עם עצמך בהן אתה עסוק בקידום העסק. הפגישות האלה יותר חשובות מכל לקוח. הן הבסיס לכל הלקוחות שיגיעו אליך בהמשך.
והנה השיטה שתעזור לך לנצל את הזמן בצורה מיטבית.
שם המשחק – 50-20-50
השיטה בנויה על פרקי זמן של שעתיים, המחולקים לשלושה חלקים: 50 דקות, 20 דקות, 50 דקות. בפרקי הזמן של 50 דקות אתה עובד, ואז יש הפסקה של 20 דקות בה אתה חופשי לעשות מה שתרצה (וכדאי מאוד לצ'פר את עצמך בזמן הזה, אחרת תתעייף מהר מאוד).
שלב 1 – ניקוי ראש. קח דף ועט (או תפתח את המחשב או האפליקציה) ורשום את כל המטלות ואת כל הפעילויות שעליך לעשות בתחום השיווק. שום דבר אינו גדול או קטן מדי לרשימה זו.
שלב 2 – חלק את הפעולות המורכבות לשלבים, כאשר כל שלב נרשם כמטלה נפרדת. אם המטלה דורשת יותר משעה, חלק אותה שוב ושוב. לדוגמא, בניית אתר אינטרנט זה תהליך ולא מטלה. התהליך מורכב מאיתור אנשי מקצוע, קבלת הצעות מחיר, כתיבת תוכן, מציאת תמונות וכו'. אחרי כ-20 דקות תרגיש שסיימת, אבל אל תפסיק. אחרי כמה דקות נוספות תיזכר בעוד המון דברים שאתה רוצה לעשות. רשימה ממוצעת יכולה להגיע לכ-100 מטלות ואף יותר.
שלב 3 – חלק את המטלות לפי אופן ביצוע (טלפונים, מיילים, פגישות וכו). אם אתה כותב על דף, אפשר להשתמש בטושים צבעוניים כדי לסמן כל קטגוריה. לדוגמא, כל שיחות הטלפון יסומנו בצהוב, כל המטלות הדורשות נסיעה לעיר בכחול, כל המטלות הדורשות מעורבות של אחד העובדים בירוק, כל המיילים באדום וכו'. אפשרות אחרת היא לכתוב מטלות על דפי ממו צבעוניים (כמו בתמונה). אם אתה משתמש באפליקציה, אפשר לתייג כל קטגוריה עם תג אחר.
שלב 4 – באחד הצבעים סמן את כל המטלות שאתה יכול להטיל על מישהו אחר. גם אם אתה חושב כי מהר יותר לעשות את הדברים בעצמך, לאמיתו של דבר אם תקדיש קצת זמן להדגים את הפעולה, להסתכל איך העובד מבצע אותה ולתת לו משוב, תוכל לחסוך זמן יקר ולבצע מטלות חשובות יותר.
שלב 5 – ביומנך, קבע מספר פרקי זמן בני שעתיים (המחולקים ל-50-20-50) בהם תעבוד על פי הרשימה לפי הצבעים, כשבכל פעם תטפל רק במשימות מסוג אחד. "הפגישות" האלה עם עצמך הן הפעילות החשובה ביותר בעסק. אסור לבטל אותן חוץ ממקרי חירום.
תכל'ס: אם לא תקבע זמנים קבועים לפיתוח עסק ביומן – זה פשוט לא יקרה!
הכותבת היא יועצת עסקית המלווה עסקים וארגונים לצמיחה משמעותית.